Je mehr Du zu tun hast, desto weniger schaffst Du. Kennst Du das? Vielen Menschen geht es so. Wenn sie nicht wissen, welche von den vielen Aufgaben, die sie alle erledigen müssen – die am besten alle schon längst hätten erledigt werden sollen – zuerst angegangen werden soll, sinkt die Konzentration, Stress und Verwirrung nehmen zu.
Je mehr Du Dich unter Druck setzt, an einem Tag besonders viel zu schaffen, desto weniger von Deinen Aufgaben wirst Du am Ende abhaken können. Von der Qualität Deiner Arbeit ganz zu schweigen! Ich will nicht bestreiten, dass Zeitdruck die Produktivität mitunter steigern bzw. wesentlich dazu beitragen kann, endlich mit etwas fertig zu werden, nicht mehr Zeit als nötig damit zu verbringen.
Zeitdruck kann Dir helfen, besonders fokussiert zu arbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass Du nicht darüber nachdenken, nicht entscheiden musst, was Du als Nächstes tun möchtest. Generell ist es wichtig, vor Arbeitsbeginn zu wissen, was zu tun ist, damit Du direkt richtig einsteigen kannst. Deine produktive Phase solltest Du nie damit verschwenden, erst einmal herauszufinden, “was denn heute so ansteht”. Oder schlimmer: “wonach Dir ist”. Das solltest Du immer vorher machen, in einer Planungsphase.
Zeitabschnitte im Voraus fest reservieren
Im großen Stil kannst Du Deine Zeitplanung mit Time-Blocking erledigen. Bestimmte Zeitabschnitte in Deinem Kalender reservierst Du rechtzeitig vorher für einzelne Aufgaben bzw. bestimmte Arten von Aufgaben, die Du dann gesammelt erledigst, weil sie thematisch zusammengehören oder anderweitig gut zusammenpassen.
Indem Du Dir Deine Zeit mit einigem Vorlauf einteilst, kannst Du leichter Prioritäten setzen und Zeitdruck vermeiden. Du kannst nicht zuletzt entspannter und damit besser die Dir zur Verfügung stehende Zeit einteilen. Außerdem hast Du dabei nicht nur die Gelegenheit, selbst festgelegte Deadlines zu überdenken, sondern in vielen Fällen gibt es eine Chance sozusagen nachzuverhandeln, wenn Du mit anderen Menschen Termine für die Fertigstellung vereinbart hattest. Die meisten Menschen sind ziemlich aufgeschlossen für Fristverlängerungen, wenn man sie rechtzeitig mit einbezieht, anstatt ihnen im letzten Moment zu beichten, dass es zum zugesagten Termin nicht klappt.
Besonders wirksam bei regelmäßigen Aufgaben
Wirklich spannend wird Time-Blocking allerdings erst auf dem nächsten Level: bei regelmäßigen Aufgaben. Auch wenn jeder Tag Neues bereithält, verwenden die meisten Menschen den größten Teil ihrer Zeit auf sich wiederholende Tätigkeiten, die immer wieder anstehen: täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich. Es lohnt sich, dafür einen allgemeinen Zeitplan zu erstellen, beispielsweise mit Serienterminen in einem elektronischen Kalender. Damit sorgst Du nicht bloß dafür, überhaupt genug Zeit für diese Tätigkeiten zur Verfügung zu haben, weil Du diese Zeiten für anderes damit vorab blockierst.
Du kannst Dich innerlich darauf einstellen, dass zu bestimmten Zeiten bestimmte Dinge an der Reihe sind. Das erspart Dir, darüber nachzudenken, ob bzw. wann Du etwas tun möchtest. Du machst es dann einfach, weil es im Kalender steht. Ohne einen bewussten Gedanken darauf zu verschwenden, stellst Du Dich innerlich auf die jeweilige Tätigkeit ein. Das fördert Deine Konzentration und reduziert Stress.
Ein weiterer Effekt fällt beim Time-Blocking mit Serienterminen besonders stark aus: Die Zuordnung bestimmter Zeiten zu bestimmten Themen und Tätigkeiten sorgt nämlich außerdem dafür, dass Du nicht das Gefühl bekommst, im jeweiligen Zeitabschnitt eigentlich etwas anderes tun zu müssen, was wichtig oder dringend ist.
