Planung & Zeitmanagement

Sofort tun – oder auf die To-Do-Liste setzen?

Möglicherweise hast Du bereits von der 2-Minuten-Regel gehört. Manchmal wird sie stattdessen als 5-Minuten-Regel oder 3-Minuten-Regel bezeichnet: Der Grundgedanke ist so einfach wie überzeugend: Was Du sofort erledigen kannst, erledige sofort.

Anstatt eine Aufgabe auf Deine To-Liste zu setzen, in den Kalender einzutragen oder auf andere Weise für später “einzuplanen” – der ehrlichere Begriff ist in vielen Fällen “aufzuschieben” – wird es ohne Umwege erledigt.

Gemacht ist gemacht

Wenn sich etwas tatsächlich innerhalb weniger Minuten erledigen lässt, bringt es Deinen Tagesplan nicht durcheinander, wenn Du es eben mal dazwischen schiebst. So viel Spielraum sollte der Plan sowieso gewähren!

Wie wäre es mit einer Blitzrunde?

Anders sieht es aus, wenn diese kleinen Aufgaben sozusagen nicht alleine vorbeikommen, sondern ihre Freunde mitbringen. Wenn eines zum anderen führt oder es erfahrungsgemäß im Laufe des Tages zu viele kleine Aufgaben werden, um sie tatsächlich sofort zu erledigen, kannst Du sie stattdessen für eine tägliche “Blitzrunde” eintragen.

Der Gedanke hinter der Blitzrunde ist: Wenn Du etwas nicht sofort erledigen kannst, kümmere Dich bei nächster Gelegenheit darum. Reserviere Dir Zeit, um Kleinigkeiten so schnell wie möglich gesammelt abzuarbeiten, Stichwort Batching. Je nachdem, wie viele kleine Aufgaben üblicherweise anfallen, halte Dir dafür eine halbe oder eine ganze Stunde frei. Das Ziel ist, am Ende alle Kleinigkeiten vom Tisch zu haben. Innerhalb kurzer Zeit einen ganzen Stapel Aufgaben abzuhaken fühlt sich sehr gut an.

Regelmäßig Zeit dafür reservieren

Überlege Dir, ob Du eine solche Blitzrunde einmal die Woche, zweimal die Woche oder täglich einplanst. Such Dir dafür eine Zeit aus, in der Du weniger leistungsfähig bist, etwa vor oder nach dem Mittagessen. Kurz vor Arbeitsschluss die Blitzrunde für die kleinen Aufgaben einzulegen, bietet sich besonders an, denn dann hast Du entweder eine Deadline (sofern Du in jedem Fall pünktlich Schluss machst) oder Du möchtest deshalb nicht länger am Arbeitsplatz bleiben. Beides hilft sehr dabei, die Beschäftigung mit den Kurz-Aufgaben nicht in die Länge zu ziehen und Dir nicht unnötig viel Mühe zu geben, sondern Dich auf Schnell-Schnell-Qualität zu beschränken.

Im Gegensatz zu den Aufgaben, die sich tatsächlich innerhalb weniger Minuten sofort erledigen lassen, kannst Du in der Blitzrunde Aufgaben anpacken, die ein wenig mehr Zeit in Anspruch nehmen, beispielsweise 10 oder 20 Minuten. Aber übertreibe es nicht, sonst verliert die Blitzrunde ihren Charakter und damit ihren besonderen Nutzen. Beschränke Dich insoweit im Zweifelsfall auf das, was dringend ist. Für den Rest der etwas umfangreicheren Aufgaben kannst Du zum Beispiel einmal im Monat einen halben Tag reservieren.

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