Kommt es regelmäßig vor, dass die Beschäftigung mit Deinen E-Mails Dich von der Arbeit abhält? Eventuell sogar dann, wenn Du gerade an etwas anderem arbeitest, aber der Berg an E-Mails, um den Du Dich noch kümmern musst, Deine Motivation ausbremst?
Ein gutes Mittel dagegen ist, E-Mails direkt zu beantworten, anstatt sie nur zu lesen und das Antworten auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Die Grundregel ist, Dich mit jeder E-Mail möglichst nur einmal zu beschäftigen.
Stapel-Bildung verhindern
Indem Du neue E-Mails gleich beantwortest, verhinderst Du, dass überhaupt Stapel mit unbeantworteten Mails entstehen können. Das Schreiben von E-Mails empfinden die meisten Menschen ja gar nicht als anstrengend, es ist die unerledigte Post, die auf die Stimmung drückt.
E-Mails direkt zu beantworten geht natürlich nur dann, wenn Du nicht den ganzen Tag ständig auf E-Mail-Empfang bist, sondern Dich am besten bloß einmal oder zweimal am Tag damit beschäftigst.
Direkt beantworten, statt einfach nur alles zu lesen und das Antworten auf später zu verschieben, bedeutet nämlich nicht, unmittelbar nach dem Eintreffen jeder Mail zu antworten. Im Idealfall passiert das einmal am Tag zu einer festen Zeit … oder zweimal pro Tag, beispielsweise vor dem Mittagessen und vor dem Feierabend.
Keine unerledigten Mail für den nächsten Tag aufheben
Die Zeit vor Arbeitsschluss bietet sich sehr gut an, weil das Schreiben von E-Mails auch mit weniger Schwung und Konzentration möglich ist. Außerdem ist es so: Wenn zu viele Mails liegenbleiben, kann das belastend sein, sogar außerhalb der Arbeitszeit. Mein Rat lautet: Lieber ein wenig später nach Hause gehen, als mit dem Wissen um einen Haufen unbeantworteter E-Mails den Arbeitstag nicht allein zu beenden, sondern am nächsten Tag auch anzufangen.
Hintereinander alle neuen Mails zu beantworten hilft Dir, Deine Bearbeitungsgeschwindigkeit zu steigern. Zum einen ist es generell sinnvoll, gleichartige Aufgaben zu bündeln, also stapelweise zu erledigen, Stichwort Batching. Zum anderen kann das stapelweise Abarbeiten von E-Mails das Gefühl vermitteln, zügig voranzukommen, wenn E-Mails bisher als Zeitfresser wahrgenommen wurden. Unter dem Blickwinkel des schnellen Abarbeitens fällt es leichter, kurz und präzise zu antworten, anstatt zu längeren Erklärungen anzusetzen.
Wenn eine schnelle, kurze Antwort nicht ausreicht, kann die Lösung darin bestehen, die jeweilige Angelegenheit telefonisch oder im Videochat zu klären. Das kannst Du schnell per Mail-Antwort vorschlagen. Dabei solltest Du Termine mitschicken, zu denen Du Zeit dafür hast, damit sich der Empfänger verbindlich einen aussuchen kann.
