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E-Mails schnell beantworten

Die Begeisterung für das Medium E-Mail hat sich heutzutage wohl erledigt, aber die meisten von uns bekommen Tag für Tag neue E-Mails. Entsprechend zeitaufwendig ist es, diese zu beantworten.

Schnell ist meistens besser als gründlich, wenn es um E-Mails geht

Du kannst allerdings viel Zeit sparen, indem Du konsequent darauf achtest, Dich so kurz wie möglich zu fassen. Ausführliche Erklärungen sind nur selten erforderlich. Kannst Du davon ausgehen, dass ein Empfänger Dich genau so gut versteht, wenn Du Dich kurz fasst, dann fass Dich kurz!

Dadurch kannst Du E-Mails früher beantworten und musst nicht warten, bis Du endlich richtig Zeit dafür hast. Wahrscheinlich hast Du schon so manche E-Mail, für die Du Dir wirklich Zeit nehmen wolltest, am Ende gar nicht beantwortet.

Wenn Du Dir viel Zeit nimmst, um jemandem eine ausführliche E-Mail zu schreiben, mag sich der Empfänger besonders geschätzt fühlen. Wenn Du Pech hast, fehlt ihm gerade die Zeit, um Dir entsprechend umfangreich zu antworten. Dann bekommst möglicherweise Du Deine Antwort spät oder nie.

Wenn uns jemand eine zwei Seiten lange E-Mail schreibt und wir nur zwei Sätze erwidern, haben wir kein gutes Gefühl dabei. Das kennst Du, oder?

Abhilfe schaffen kannst Du, indem Du den Entschluss fasst, von heute an generell nur kurz zu antworten, sofern dies möglich ist. Mach daraus eine Gewohnheit und lerne, den Druck auszuhalten. So manches Mal existiert der sowieso nur in unserer Vorstellung.

Wenn Du kurz davor stehst, einen Sachverhalt ausführlich zu erklären, prüfe ernsthaft, ob Du nicht lieber einen Gesprächstermin vereinbarst. Dafür bieten sich besonders Tools für Videochats an, bei denen Du Deinen Bildschirm teilen kannst. 10 Minuten Videochat sparen leicht 30 Minuten langes Schreiben von E-Mails. Zumal die Gefahr besteht, dass der Vorgang mit der nächsten Mail noch lange nicht abgeschlossen ist.

Ein Vorteil von Videochats und Telefonaten ist, dass Fragen sofort beantwortet werden können. Aber Vorsicht: Ein großer Nachteil von Gesprächen ist, dass man sie in der Regel hinterher nicht Schwarz auf Weiß hat. Mach Dir deshalb während des Gesprächs Notizen. Und vervollständige diese im Anschluss an das Gespräch. Das sind gut investierte Minuten … nicht, dass Du Deinen Gesprächspartner später per Mail fragen musst, worauf genau Ihr Euch verständigt habt.

Autor

  • Oliver Springer

    Blogger: Hier auf oliverspringer.com geht es um Mindset und Tools für mehr Produktivität. Kaffeeblog: kaffeenavigator.de. YouTuber: Reviews aus meinem Kaffeeblog. Radiomacher: Gemeinsam mit einem Kollegen aus meiner Zeit bei JAM FM habe ich 2018 PELI ONE entwickelt - mit Hip-Hop, Soul und ganz viel R&B. Lofi-Hip-Hop bei METAMA: Produktion von Lofi-Hip-Hop zum Entspannen und konzentrierten Arbeiten inkl. 24/7-Livestream METAMA LOUNGE auf YouTube. K-Pop-Fan. Serien-Fan.

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