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Nie unvorbereitet in ein Meeting gehen

Wie oft hast Du in Meetings aller Art Zeit verloren, weil die Teilnehmer schlecht vorbereitet waren? Mach Du es besser: Sei nicht einer von denen, die sich schlecht oder gar nicht vorbereiten, sondern sorge durch Deine eigene gute Vorbereitung dafür, dass ein Meeting nicht länger als nötig dauert und am Ende brauchbare Ergebnisse vorliegen.

Bereite Dich auf jedes Meeting vor

Mach Dir bewusst, dass eine gut vorbereitete Besprechung nicht nur effektiver und effizienter ist und Zeitverschwendung vorbeugt. Du selbst strahlst anderen gegenüber durch gute Vorbereitung Professionalität und Autorität aus.

Professionalität und Respekt

Wenn Du Dich auf ein Treffen vorbereitest, zeigt das, dass Du es ernst meinst und Deinen Beitrag leisten willst. Es zeigt ebenfalls, dass Du die Zeit und den Einsatz der anderen Teilnehmer respektierst.

Auf der anderen Seite kann ein unvorbereitetes Meeting den Eindruck erwecken, dass Du das Meeting oder Deine Rolle als unwichtig ansiehst. Es kann sogar den Eindruck entstehen lassen, dass Du nicht bereit bist, Deinen Teil zum Vorankommen beizutragen.

Effektivität und Effizienz

Eine gut vorbereitete Arbeitsbesprechung hat klare Ziele und Ergebnisse. Wenn alle Teilnehmer wissen, was erwartet wird und welche Ergebnisse erzielt werden sollen, können sie sich besser vorbereiten und ihre Gedanken sammeln. Dadurch wird das Meeting produktiver und es werden größere Fortschritte erzielt.

Ohne Vorbereitung kann eine Besprechung schnell in eine Diskussion ausarten, die sich im lange Kreis dreht oder nirgendwohin führt. Das macht es schwieriger, das eigentliche Ziel zu erreichen.

Entsprechendes gilt, wenn man sich erst im laufenden Meeting die Grundlagen erklären lassen muss. Wenn dagegen alle Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Ergebnisse haben, wird das Risiko von Missverständnissen, Fehlentscheidungen und Folgefehlern minimiert.

Zeitaufwand reduzieren

Das spart Zeit, denn solche Missverständnisse, Fehlentscheidungen und Folgefehler machen zusätzliche Meetings erforderlich. Wenn alle Teilnehmer ausreichend vorbereitet sind, kann das Meeting schneller und effektiver ablaufen, weil Gespräche zielgerichtet verlaufen und die Zeit gut genutzt wird, anstatt die eigenen Gedanken zu sammeln oder sich mit unnötigen Details aufzuhalten.

Unproduktive Zusammenkünfte mit mehr offenen Fragen als klaren Ergebnissen führen ebenfalls dazu, dass weitere Termine vereinbart werden. Schon aus diesem Grund ist es in Deinem eigenen Interesse, durch gute Vorbereitung dafür zu sorgen, dass Meetings mit verwertbaren Ergebnissen enden.

Autor

  • Oliver Springer

    Blogger: Hier auf oliverspringer.com geht es um Mindset und Tools für mehr Produktivität. Kaffeeblog: kaffeenavigator.de. YouTuber: Reviews aus meinem Kaffeeblog. Radiomacher: Gemeinsam mit einem Kollegen aus meiner Zeit bei JAM FM habe ich 2018 PELI ONE entwickelt - mit Hip-Hop, Soul und ganz viel R&B. Lofi-Hip-Hop bei METAMA: Produktion von Lofi-Hip-Hop zum Entspannen und konzentrierten Arbeiten inkl. 24/7-Livestream METAMA LOUNGE auf YouTube. K-Pop-Fan. Serien-Fan.

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Oliver Springer

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