Planung & Zeitmanagement

Telefongespräche und Videochats mit Zeitlimit

Bist Du regelmäßig frustriert, weil Telefongespräche oder Videochats zu lange gedauert haben und Du deshalb nicht mehr schaffst, was Du Dir vorgenommen hattest? Verzichtest Du auf Anrufe, weil Du befürchtest, dass die Gespräche Dich zu viel Zeit kosten würden?

Gute Vorbereitung hilft bei der zeitlichen Begrenzung

Das muss nicht so sein, denn es gibt Möglichkeiten, Anrufe zeitlich zu begrenzen. Damit kannst Du bereits anfangen, sobald der Termin für den Anruf oder Videochat vereinbart ist, indem Du in Stichpunkten aufschreibst, was Du besprechen möchtest und worauf es Dir dabei ankommt. Und diese Chance zur Vorbereitung solltest Du auch Deinem Gesprächspartner geben, schon in Deinem eigenen Interesse: Je besser jeder vorbereitet ist, desto effektiver und effizienter verläuft eine Unterhaltung.

Nicht einfach mal anrufen

Damit ist klar: Spontane Anrufe sollten die Ausnahme sein, damit eine Vorbereitung darauf überhaupt möglich ist. Außerdem kann sich jeder Zeit dafür reservieren bzw. die Gespräche in seiner Zeitplanung berücksichtigen.

Schlimmer als ein unnötig langes Telefonat ist oft ein Telefonat zur unpassenden Zeit. Heutzutage ist es anders als früher möglich, relativ kurzfristig Gesprächstermine untereinander abzustimmen, etwa über Textnachrichten oder E-Mails.

Zur Not kommt ein kurzer Spontananruf zwecks Terminfindung infrage. Aber Vorsicht: Abgesehen davon, dass auch ein sehr kurzer Anruf den Angerufenen aus seiner momentanen Tätigkeit herausreißt, besteht die Gefahr, dass das Gespräch sich nicht auf die Terminabstimmung beschränken lässt. Vielen Menschen fehlt dafür die Disziplin.

Bei der Verabredung von Meetings aller Art, ob sie nun unter Anwesenden oder Abwesenden stattfinden, sollte im Sinne einer zeitlichen Begrenzung stets neben der Startzeit die Endzeit festgelegt werden. An diese Endzeit sollte erinnert werden, wenn das Gespräch letztendlich beginnt.

Bei einem Meeting vor Ort mag es unpassend erscheinen, eine Stoppuhr zu starten, doch bei einem Telefonat muss das der andere nicht wissen. Direkt im Blick zu haben, wie viel Zeit seit Gesprächsbeginn vergangen ist bzw. wie viel Zeit noch übrig ist, kann dazu motivieren, die Zeit besser zu nutzen. Übrigens: Meist verfügt bereits die auf einem Smartphone vorinstallierte Uhr-App über Stoppuhr-Funktionen.

Ergebnisse schriftlich festhalten

Zurück zu Deinen Notizen für die Gesprächsvorbereitung: Es lohnt sich, diese Notizen gut zu strukturieren, denn sie können die Grundlage Deiner Ergebnisnotizen bilden. Die wichtigsten Ergebnisse in Gesprächen schriftlich festzuhalten ist generell sehr sinnvoll. Ein positiver Nebeneffekt besteht darin, dass Du dadurch eine stärker ergebnisorientierte Haltung einnimmst – denn Du möchtest ja Ergebnisse notieren. Das macht die Gespräche nicht bloß produktiver, sondern außerdem effizienter und das wiederum hilft, die Gesprächszeit zu begrenzen.

Für private Gespräche gelten diese Tipps grundsätzlich ebenfalls … mit der Ausnahme, dass Du für Gespräche mit Menschen, die Dir wichtig sind, durchaus viel Zeit reservieren kannst.

Blogger: Hier auf oliverspringer.com geht es um Mindset und Tools für mehr Produktivität. Kaffeeblog: kaffeenavigator.de. YouTuber: Reviews aus meinem Kaffeeblog. Radiomacher: Gemeinsam mit einem Kollegen aus meiner Zeit bei JAM FM habe ich 2018 PELI ONE entwickelt - mit Hip-Hop, Soul und ganz viel R&B. Lofi-Hip-Hop bei METAMA: Produktion von Lofi-Hip-Hop zum Entspannen und konzentrierten Arbeiten inkl. 24/7-Livestream METAMA LOUNGE auf YouTube. K-Pop-Fan. Serien-Fan.

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