Zeitpläne brauchen Reserven. Wenn die großzügig eingeplante Zeit immer noch nicht reicht, sollte diese nicht einfach vergrößert, sondern es sollte von uns analysiert werden, wie die Differenz zustande kommt. Störfaktoren werden zu oft nicht berücksichtigt, denn wer nimmt sich z. B. schon vor, eine halbe Stunde durch Anrufe, E-Mails oder Kollegen von der Arbeit abgehalten zu werden?
Störfaktoren sollten reduziert werden, ganz ohne Störungen wird man selten arbeiten können. Und auch gar nicht wollen, denn: Störfaktoren klingt sehr negativ, oft genug sind es auch einfach nur Störungen, die uns von den wichtigen Aufhaben abhalten. Doch Networking mit Kollegen an der Kaffeemaschine beispielsweise klingt nicht nur sinnvoll, sondern ist es auch.
Die sozialen Beziehungen am Arbeitsplatz zu pflegen, ist wichtig; dafür sollte Zeit sein. Berücksichtigen wir das bei unserer Zeitplanung! Drücken wir uns so jedoch davor, unangenehme Aufgaben anzufangen, besteht Korrekturbedarf. Wenn wir ehrlich mit uns selbst sind, fällt die Unterscheidung meistens leicht.
Fehlplanung beim Zeitbedarf kann, wie das Beispiel zeigt, daraus resultieren, bestimmte Tätigkeiten grundsätzlich nicht zu berücksichtigen. Das Problem ist vielfach daher gar nicht, die geplanten Aufgaben selbst hinsichtlich des Zeitbedarfs falsch einzuschätzen, sondern zu viele Tätigkeiten im Zeitplan überhaupt nicht zu berücksichtigen.
Für eine realistische Zeitplanung müssen wir deshalb prüfen, was wir alles zu berücksichtigen haben. Das bedeutet nicht, uns stur auf unsere Arbeit zu konzentrieren, uns den ganzen Tag einzumauern und abzuschirmen, sondern uns bewusst für oder gegen diese mit den eigentlichen Aufgaben verbundenen Aktivitäten zu entscheiden und entsprechende Zeitreserven dafür einzuplanen.
Dann entfällt nicht nur das schlechte Gewissen als Energieräuber, sondern wir können diese Aktivitäten auch besser steuern und insgesamt eine gesunde Balance erzeugen. Ständige Erreichbarkeit kann großen Stress bedeuten, gerade wenn man häufig aus der konzentrierten Arbeit herausgerissen wird.
Nie spontan erreichbar zu sein, ist für Kunden, Mitarbeiter, Freunde und Familie frustrierend, weshalb auch hier wieder eine gesunde Balance gefragt ist. Während besonders wichtiger Aufgaben oder Aufgaben, die besondere Konzentration am Stück erfordern, sollten wir uns weitgehend abschirmen. Unseren Zeitplan einzuhalten, ist dann viel leichter möglich.
Reserven im Zeitplan sollten echte Zeitreserven und nicht schon fest für diverse Kleinigkeiten eingeplant sein. Diese Kleinigkeiten alle einzeln aufzuführen, wäre unverhältnismäßig viel Aufwand; besser ist es, einen Block von beispielsweise 30 Minuten dafür einzuplanen, bei Routineaufgaben eventuell täglich.
Realistische Zeitpläne aufzustellen bedeutet also, nicht nur die wichtigen, großen Aufgaben einzuplanen oder die Aufgaben, die wir mögen, sondern alle anfallenden Tätigkeiten irgendwie zu berücksichtigen.
