Planungslücken sorgen für Flexibilität im Tagesplan. Wenn wir versuchen, unseren Tag lückenlos zu planen, versuchen wir uns an perfekter Zeitplanung. Im Ergebnis bauen wir uns jedoch einen Tagesplan, den wir nahezu sicher nicht werden einhalten können.
Alles herausholen aus dem Tag und der darin verfügbaren Zeit! Das ist eine Misserfolgsformel für garantierten Frust, denn das Leben ist zu komplex, um alle Entwicklungen eines Tages vorhersehen zu können.
Der lückenlose Tagesplan bietet uns keine Ausweichmöglichkeiten, keine Pufferzeiten, keine Reserven. Schon Kleinigkeiten sorgen dafür, dass wir hinter unserem Plan liegen, was schnell zu unnötigem Zeitdruck und Frustration führt.
Eine feststehende Formel, wie sie oft vorgeschlagen wird, nur ein Drittel, die Hälfte oder zwei Drittel der zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen, empfehle ich nicht. Die Menschen, die Aufgaben und die Störfaktoren sind zu verschieden für eine solche Vereinfachung.
Es gibt Aufgaben (z. B. im kreativen Bereich), bei denen vorher nur sehr grob geschätzt werden kann, wie lange es dauern wird, sie zum Abschluss zu bringen. Nehmen wir uns für einen Tag einen Stapel Routineaufgaben vor, die wir schon unzählige Male absolviert haben, von denen wir also wissen, dass wir sie bewältigen können und wie lange wir dafür erfahrungsgemäß benötigen, kann unser Tagesplan mit minimalen Zeitreserven auskommen.
Je mehr Störfaktoren und Unsicherheit im Spiel sind, desto größer sollten unsere Lücken im Zeitplan sein. Ich weiß, dass es schwerfallen kann, zwischen den Aufgaben z. B. eine ganze Stunde Zeit zu lassen. Man fürchtet, zu wenig an diesem Tag zu schaffen und hat angesichts der eigenen Faulheit schon vorher ein schlechtes Gewissen. Mit den Lücken reicht die Zeit nicht für alle Aufgaben. Das scheint jedenfalls so!
Hier hilft eine Liste mit „Reserve-Aufgaben“, die wir je nach persönlichem Planungsstil vielleicht aus unserer Wochen- und Monatsplanung oder einer allgemeinen Sammelliste für Aufgaben ziehen. Die Arbeit geht uns schon nicht aus!
Der Erfolg misst sich vor allem im Erreichen der Hauptziele, der Bewältigung der wichtigsten Aufgaben, nicht darin, viel erledigt zu haben. Qualität geht vor Quantität. Bleibt durch die Lücken nur wenig Platz für weniger wichtige Aufgaben, lassen wir diese erst einmal aus dem Plan raus und gehen sie an, wenn wir Zeit übrig haben.
Wir werden oft Zeit übrig haben, denn durch die Lücken im Tagesplan haben wir meistens die erste Aufgabe erledigt, bevor die zweite im Plan steht. Als Nebeneffekt haben wir durch die Vermeidung der Überplanung zusätzlich das gute Gefühl, mehr als genug Zeit zu haben, um die entscheidenden Aufgaben plangemäß erfolgreich abzuschließen. „Planübererfüllung“ motiviert uns, weil wir unserem Plan voraus sind, hinter dem Plan zu hängen, schwächt uns hingegen.
