Je mehr zu tun ist, desto eher neigt man dazu, Aufgaben im Tagesplan weniger Zeit zuzumessen, um doch noch alles schaffen zu können. Das führt nicht nur zu Zeitdruck und Stress (schimm genug!), sondern am Ende auch noch zu Frustration, weil man wieder mal kaum was erledigt hat – gemessen an dem, was man eigentlich wollte.
So fühlt man sich als Versager, obwohl man möglicherweise sogar mehr als die Kollegen zustande gebracht hat. Es kommt entscheidend auf unseren jeweiligen eigenen Maßstab an, wie zufrieden wir mit unserer Leistung sind. Hängen wir die Latte nur hoch genug, ist der Frust garantiert.
Drei Dinge gilt es daher bei der Tagesplanung bzw. überhaupt der Zeitplanung zu beachten:
1. realistisch sein
Einplanen sollten wir nicht die Zeit, in der wir gerne fertig werden würden, sondern die, die wir unserer Erfahrung nach vermutlich aufwenden müssen. Merke: Lieber nur bei der Planung frustriert sein als bei und nach der Arbeit.
2. Reserven draufschlagen
Je nach dem, wie stark wir bei der jeweiligen Aufgabenart bislang „überzogen“ haben, schlagen wir nach (!) der realistischen Planung aus Schritt 1 noch einmal eine Reserve drauf.
3. Unvorhergesehenes planbar machen
Jeder Tag bietet Überraschungen. Mit manchen Dingen können wir rechnen, weil es eine gewisse Wahrscheinlichkeit gibt, dass sie eintreffen. Anderes kommt völlig unerwartet. Nur eines ist sicher: Es kommt immer anders, als man denkt. Besser, wir berücksichtigen das und planen Arbeitszeit ein, die keiner bestimmten Aufgabe zugewiesen ist.
Überrascht uns das Leben dann mit einem Tag ohne Überraschungen, ziehen wir soweit möglich die für später am Tag eingeplanten Aufgaben vor, erledigen etwas anderes aus unserer To Do-Liste oder genießen unbeschwert eine längere Pause, denn der Tag wird kommen, an dem die Pause wieder mal ausfallen muss. Bei realistischer Planung mit Reserven und unverplanten Arbeitszeiten ist das dann aber der Ausnahmefall.
